Huhtamäki Oyj:n vuoden 2025 varsinainen yhtiökokous

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10.4.2025 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on merkitty heidän henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen tai osakesäästötililleen, ovat rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 25.3.2025. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen viimeistään 16.4.2025 klo 16.00 mennessä, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua ilmoittautumisajan kuluessa seuraavilla tavoilla:

a. sähköisellä ilmoittautumislomakkeella

Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan taikka tämän asiamiehen tai lakimääräisen edustajan vahva sähköinen tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

• Ilmoittaudu yhtiökokokoukseen

b. sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi

c. puhelimitse numeroon 010 281 8909 maanantaista perjantaihin klo 09.00–12.00 ja 13.00-16.00 ilmoittautumisajan kuluessa

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika taikka yhteisö- tai yksilöintitunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan taikka valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan nimi ja mahdollisen valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan syntymäaika sekä puhelinnumero ja/tai sähköposti. Henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Lue Huhtamäen tietosuojaselosteesta lisää siitä, miten Huhtamäki kerää ja käsittelee henkilötietoja.

Osakkeenomistajien tai heidän valtuutettujen edustajiensa tai valtuutettujen asiamiestensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Osakkeenomistajien on mahdollista seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Verkkolähetys on saatavilla niille osakkeenomistajille, jotka ovat ilmoittautuneet seuraamaan verkkolähetystä ja jotka ovat merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10.4.2025.

Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä ehdotuksia, käyttää puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

Osakkeenomistaja voi rekisteröityä verkkolähetykseen 16.4.2025 klo 16.00 mennessä alla olevan sähköisen ilmoittautumislomakkeen kautta. Osakkeenomistajan henkilöllisyys varmennetaan rekisteröitymisen yhteydessä pankkitunnuksilla tai mobiilivarmennetta käyttäen. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat, jotka eivät voi rekisteröityä verkkolähetyksen seuraajaksi sähköisen ilmoittautumislomakkeen kautta, voivat rekisteröityä yllä mainittuun aikaan mennessä ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteseen agm@innovatics.fi.

Videoyhteyslinkki ja salasana kokouksen seuraamiseksi suorana verkkolähetyksenä lähetetään sähköpostitse ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon yhtiökokousta edeltävänä päivänä.

• Ilmoittaudu verkkolähetykseen

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Mikäli asiamies ilmoittautuu sähköisesti, asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun henkilökohtaisesti vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen edustamansa osakkeenomistajan puolesta.

Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitteenä sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai alkuperäisinä osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Huhtamäki Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Ilmoittautuessaan yhtiökokoukseen Yhtiön internetsivuilla valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, minkä jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.

Valtakirjapohja on saatavilla alla:

• Valtakirjapohja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajilla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella heillä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10.4.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17.4.2025 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajia kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä Yhtiön osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.