Tietosuojaseloste

Huhtamäki Oyj ja sen tytäryhtiöt ja muut konserniyhtiöt (jäljempänä Huhtamäki) kunnioittavat asiakkaidensa, toimittajiensa ja muiden yhteistyökumppaniensa ja sidosryhmiensä yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä tietosuojaseloste) kuvataan, miten Huhtamäki kerää ja käsittelee henkilötietoja ja mitä ovat ne toimenpiteet, joita Huhtamäki toteuttaa varmistaakseen Huhtamäen keräämien ja käsittelemien tietojen yksityisyyden ja turvallisuuden.

 

1. Rekisterinpitäjä


Kunkin rekisteröidyn henkilötietojen rekisterinpitäjä on se Huhtamäki-konsernin yhtiö, joka on sopimus- tai yhteistyösuhteessa rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman organisaation kanssa. Rekisterinpitäjä voi siis olla joko Huhtamäki Oyj (Y-tunnus 0140879-6) tai mikä tahansa sen tytäryhtiöistä tai muista konserniyhtiöistä.  Selvyyden vuoksi todettakoon, että tässä tietosuojaselosteessa ”me” tai ”Huhtamäki” viittaa mihin tahansa Huhtamäki-konsernin yhtiöön, joka toimii rekisterinpitäjänä kussakin yksittäistapauksessa.

 

2. Huhtamäen yhteystiedot tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa

Jos rekisteröidyllä on tähän tietosuojaselosteeseen liittyvää kysyttävää tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan, rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä siihen Huhtamäki-konsernin yhtiöön, joka on sopimus- tai yhteistyösuhteessa rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman organisaation kanssa.

Huhtamäki-konserniin kuuluvien yhtiöiden yhteystiedot löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta www.huhtamaki.com/contact-us/locations.

 

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Asiakkaat add_circle_outline

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 
  • Käsittelemme asiakastietoja seuraaviin tarkoituksiin:
    • asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen
    • palvelujen ja tuotteiden tarjoaminen, myynti ja toimitus
    • uutiskirjeiden lähettäminen
    • maksut ja maksujen valvonta
    • liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
    • reklamaatioiden käsittely ja puolustautuminen vaateita vastaan
    • kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet
    • muut tarkoitukset, jotka liittyvät esimerkiksi Huhtamäen tehtaiden ja toimitilojen turvallisuuden varmistamiseen.
  • Käsittelemme asiakkaidemme tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme, joita meillä on henkilön edustaman yhtiön kanssa solmitun sopimus- ja asiakassuhteen nojalla.
  • Joissain tapauksissa voimme käsitellä myös sellaisten potentiaalisten asiakkaidemme edustajien henkilötietoja, joiden kanssa emme ole vielä solmineet sopimusta tai asiakassuhdetta. Kyseisten tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tutkia ja ymmärtää potentiaalisia asiakkaita, viestiä heidän kanssaan ja kehittää asiakas- ja markkinatietouttamme.
  • Oikeutetun etumme ja, mikäli niin vaaditaan, suostumuksen nojalla voimme käyttää henkilötietoja markkinointiin, suoramarkkinointiin, kyselyihin ja markkinatutkimuksiin sekä muihin osoitteellisiin lähetyksiin.

Keräämämme henkilötietoryhmät

 
  • Yhteystiedot, kuten
    • Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli
  • Tiedot rekisteröidyn edustamasta yhtiöstä ja sen sijainnista
  • Tiedot siitä, onko rekisteröity hänen edustamansa yhtiön pääasiallinen yhteyshenkilö
  • Kielivalinnat
  • Rekisteröidyn status (joko aktiivinen tai ei-aktiivinen)
  • Tilausten hallintaan ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot (esim. järjestetyt tapaamiset ja vierailut Huhtamäen tehtaissa ja toimitiloissa)
  • Tiedot markkinointiin liittyvistä kielloista ja suostumuksista
  • Tiedot, jotka rekisteröity on antanut rekisteröitymislomakkeiden kautta Huhtamäen tapahtumien tai kampanjoiden yhteydessä.

Mistä keräämme henkilötietoja?

 
  • Asianomaisilta rekisteröidyiltä
  • Joissain tapauksissa voimme kerätä henkilötietoja myös markkinatutkimustietokannoista ja muista ulkoisista lähteistä

Säilytysaika

 
  • Säilytämme asiakastietoja asiakassuhteen keston ajan tai kunnes et enää edusta asiakastamme. Asiakassuhteen päätyttyä säilytämme tietoja niin kauan kuin henkilötiedot ovat tarpeellisia Huhtamäen tarpeiden toteuttamiseksi tai Huhtamäkeä koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
  • Säilytämme potentiaalisia asiakkaitamme ja heidän edustajiaan koskevia tietoja niin kauan kuin tiedot ovat Huhtamäelle tarpeellisia ja Huhtamäkeä koskevien lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

 
  • Voimme luovuttaa henkilötietoja Huhtamäki-konserniin kuuluville yhtiöille ja lakisääteisen velvoitteen nojalla myös viranomaisille.
  • Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

 
  • Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.
    • Huhtamäki-konserniin kuuluvien yhtiöiden toimipaikat (myös EU:n/ETA:n ulkopuolella) löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta https://www.huhtamaki.com/yhteystietomme.
    • Osa Huhtamäen palveluntarjoajista voi sijaita myös EU:n/ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa.
    • Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti. Saat lisätietoa näistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Teemmekö profilointia?

 
  • Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Onko minun annettava nämä tiedot?

 
  • Jos et anna meille henkilötietojasi, emme välttämättä pysty palvelemaan sinua tai edustamaasi yhtiötä.

 

Verkkosivustolla vierailevat henkilöt add_circle_outline

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 
  • Ellemme nimenomaisesti ilmoita toisin ennen kuin annat meille henkilötietojasi, käytämme tietojasi vain, jotta voimme:
    • vastata kysymyksiisi tai kommentteihisi
    • ymmärtää paremmin sivuston käyttötapojasi ja ‑tarpeitasi
    • ymmärtää paremmin, miten voimme parantaa tuotteitamme, palvelujamme ja verkkosivustoamme
    • jakaa erityisiä tietoja
    • ottaa sinuun yhteyttä kysyäksemme mielipidettäsi tai halukkuuttasi osallistua tiettyihin tapahtumiin
    • lähettää sinulle päivityksiä ja tietoa Huhtamäen tuotteista ja palveluista
    • toimittaa tilatut tiedotteet.
  • Tietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota sinulle tilaamasi tiedotteet, vastata tiedusteluihisi, varmistaa verkkosivustomme toiminta ja turvallisuus sekä kehittää verkkosivustoamme.
  •  

Keräämämme henkilötietoryhmät

 
  • Yhteystiedot, kuten
    • Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite
  • Rekisteröidyn edustaman yhtiön nimi
  • Muut tunnisteet
    • IP-osoite
    • Evästetiedot
  • Tiedot tiedotteiden tilaajista (pörssitiedotteet, lehdistötiedotteet, johtohenkilöiden liiketoimia koskevat tiedotteet)
    • Nimi, sähköpostiosoite, maa (valinnainen), edustettu yhtiö (valinnainen), tilaajan luokitus (esim. asiakas, analyytikko, sijoittaja jne.)

Mistä keräämme tietoja?

 
  • Keräämme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka annat vapaaehtoisesti verkkosivustomme kautta. Emme kerää henkilötietoja automatisoidusti tietämättäsi.

Säilytysaika

 
  • Tiedotteiden tilaajien tietoja säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa.
  • Verkkosivuston kävijöitä koskevia muita tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedot ovat tarpeellisia Huhtamäen tarpeiden toteuttamiseksi tai Huhtamäkeä koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

 
  • Voimme luovuttaa henkilötietoja Huhtamäki-konserniin kuuluville yhtiöille ja lakisääteisen velvoitteen nojalla myös viranomaisille.
  • Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Evästeiden käyttö

 

 
  • Parantaaksemme sivustomme käytettävyyttä voimme käyttää evästeitä tai muita automaattisesti kerättäviä tietoja saadaksemme muita kuin henkilötietoja (evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka selaimesi tallentaa tietokoneellesi, kun käyt jollakin verkkosivustolla). Emme käytä evästeitä tunnistettavissa olevien henkilötietojen keräämiseen tai tallentamiseen.
  • Pyydämme sinulta hyväksyntääsi evästeiden käytölle sivustollamme, kun tulet sivustollemme ensimmäistä kertaa ja kun edellinen valintasi on vanhentunut. Voit valita minkä evästeiden käytön hyväksyt kategorioittain. Ainoastaan välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, koska ne mahdollistavat sivustomme toiminnan. Jos haluat poistaa tai muuttaa hyväksyntääsi evästeiden käytölle, voit tehdä sen milloin tahansa tämän linkin kautta: Evästeasetukset.
  • Voit myös estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Muista, että jos et salli evästeitä, et välttämättä näe kaikkea verkkosivustomme sisältöä.
  • Verkkosivustollamme käytetään analytiikkatyökaluja, kuten Google Analyticsia, joka on Google Inc.:n tarjoama palvelu. Google käyttää evästeen keräämiä tietoja seuratakseen ja tutkiakseen sivustomme käyttöä, laatiakseen raportteja sivuston toiminnasta ja jakaakseen niitä muiden Googlen palvelujen kanssa. Analytiikkatilimme anonymisoi käyttäjän IP-osoitteen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tiedonkeruuta, heti kun se on teknisesti mahdollista. Lisätietoa Google Analyticsista: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage
  • Voit estää Googlen tietojen, kuten IP-osoitteen, keräämisen ja käytön lataamalla ja asentamalla selaimen lisäosan osoitteesta
    https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en

 

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

 
  • Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.
    • Huhtamäki-konserniin kuuluvien yhtiöiden toimipaikat (myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolella) löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta https://www.huhtamaki.com/yhteystietomme.
    • Osa Huhtamäen palveluntarjoajista voi sijaita myös EU:n/ETA:n ulkopuolella.
    • Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti. Saat lisätietoa näistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Teemmekö profilointia?

 
  • Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Onko minun annettava nämä tiedot?

 
  • Jos et anna meille henkilötietojasi, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle kaikkia palvelujamme.

 

Toimittajat ja muut yhteistyökumppanit ja sidosryhmät add_circle_outline

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 
  • Käsittelemme toimittajien ja muiden yhteistyökumppanien ja sidosryhmien tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
    • sopimusten toimeenpano
    • Huhtamäen liiketoimintojen organisointi
    • toimitusten hallinta
    • yhteistyön ja liikesuhteiden hallinta
    • Huhtamäen liiketoiminnan kehittäminen
    • kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet
    • muut tarkoitukset, jotka liittyvät esimerkiksi Huhtamäen tehtaiden ja toimitilojen turvallisuuden varmistamiseen.
  • Käsittelemme toimittajiemme ja sidosryhmiemme edustajien tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme, joita meillä on henkilön edustaman yhtiön kanssa solmitun sopimus- ja yhteystyösuhteen nojalla.

Keräämämme henkilötietoryhmät

 
  • Yhteystiedot, kuten
    • Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, faksi, titteli
  • Tiedot rekisteröidyn edustamasta yhtiöstä ja rekisteröidyn vastuualueesta
  • Yhteistyön hallinnointiin liittyvät tiedot (esim. järjestetyt tapaamiset)

Mistä keräämme henkilötietoja?

 
  • Keräämme tietoja toimittajien, yhteistyökumppanien ja sidosryhmien edustajilta

Säilytysaika

 
  • Säilytämme henkilötietoja yhteistyösuhteen keston ajan tai kunnes et enää edusta toimittajaamme tai muuta sidosryhmäämme. Yhteistyösuhteen päätyttyä säilytämme tietoja niin kauan kuin henkilötiedot ovat tarpeellisia Huhtamäen tarpeiden toteuttamiseksi tai Huhtamäkeä koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

 
  • Voimme luovuttaa toimittajien ja sidosryhmien tietoja Huhtamäki-konserniin kuuluville yhtiöille ja lakisääteisen velvoitteen nojalla myös viranomaisille.
  • Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

 
  • Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.
    • Huhtamäki-konserniin kuuluvien yhtiöiden toimipaikat (myös EU:n/ETA:n ulkopuolella) löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta https://www.huhtamaki.com/yhteystietomme.
    • Osa Huhtamäen palveluntarjoajista voi sijaita myös EU:n/ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa.
    • Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti. Saat lisätietoa näistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Teemmekö profilointia?

 
  • Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Onko minun annettava nämä tiedot?

 
  • Jos et anna meille henkilötietojasi, emme välttämättä pysty aloittamaan tai jatkamaan yhteistyötä edustamasi yhtiön kanssa.

 

Osakkeenomistajat, muut sijoittajat ja analyytikot add_circle_outline

Rekisterinpitäjä

 
  • Huhtamäki Oyj, Revontulenkuja 1, 02100 Espoo, Finland

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 
  • Meidän on käsiteltävä osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa henkilötietoja, jotta voimme ylläpitää osakasrekisteriä, varmistaa osakkeenomistajien henkilöllisyyden ja oikeuden osallistua yhtiökokouksiin sekä viestiä heidän kanssaan. Meidän on käsiteltävä muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme ja viestiä sijoittajien ja analyytikkojen kanssa.
  • Meidän on käsiteltävä osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme tarjota yleisölle tietoa Nasdaq Helsinki Oy:öön listattuna yhtiönä.
  • Käsittelemme osakkeenomistajien, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja myös toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme julkaista tietoja yleisölle, viestiä osakkeenomistajiemme, sijoittajiemme ja analyytikkojen kanssa sekä ylläpitää hyviä suhteita heidän kanssaan. Tietoja voidaan myös käsitellä muihin tarkoituksiin, jotka liittyvät esimerkiksi Huhtamäen tehtaiden ja toimitilojen turvallisuuden varmistamiseen.

Keräämämme henkilötietoryhmät

 
  • Yhteystiedot, kuten
    • Nimi, lähiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Muut tiedot
    • Henkilötunnus tai muu tunnistenumero, kansallisuus, osakkeiden määrä ja äänivalta, arvo-osuustilin numero
  • Muut tiedot, jotka koskevat osakkeenomistajien osallistumista yhtiökokouksiin (mukaan lukien tiedot valtakirjoista)
  • Keräämme henkilötietoja myös valtuutetuista edustajista ja avustajista, jotka edustavat/avustavat osakkeenomistajia yhtiökokouksissa
  • Saamme tietoa meille toimitettavista merkittäviä omistusosuuksia koskevista ilmoituksista (liputusilmoitukset)

Mistä me keräämme tietoja?

 
  • Osakkeenomistajilta
  • Euroclear Finlandilta (kansallinen arvo-osuusjärjestelmä)
  • Muilta sijoittajilta ja analyytikoilta tai yhtiöiltä, joita he edustavat

Säilytysaika

 
  • Tietoja säilytetään niin kauan kuin Huhtamäen lakisääteiset velvoitteet Nasdaq Helsinki Oy:öön listattuna yhtiönä sitä edellyttävät. Lisäksi tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin Huhtamäen edut ja tarpeet sitä vaativat.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

 
  • Merkittäviä osakkeenomistajia, liputusilmoituksia ja Huhtamäkeä seuraavia analyytikkoja koskevat tiedot löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta www.huhtamaki.com.
  • Meidän on sovellettavien lakien ja määräysten nojalla luovutettava osakasluettelo kaikille, jotka sitä pyytävät (osakasrekisterin julkisuus).
  • Voimme luovuttaa tiettyjä tietoja viranomaisille, mikäli siihen on lakisääteinen velvoite.
  • Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

 
  • Huhtamäen verkkosivustolla olevat julkiset tiedot ovat kaikkien käytettävissä myös EU:n/ETA:n ulkopuolella.
  • Joissain tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle (esim. palveluntarjoajille) sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.
    • Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti. Saat lisätietoa näistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Teemmekö profilointia?

 
  • Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Onko minun annettava nämä tiedot?

 
  • Osakkeenomistajilla on lainsäädäntöön perustuva velvollisuus toimittaa nämä tiedot meille.
  • Jotta voit käyttää oikeuksiasi ja etujasi muuna sijoittajana tai analyytikkona, sinun on annettava meille nämä tiedot.

 

Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanava add_circle_outline

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 
  • Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanava on digitaalinen kanava väärinkäytöksien ilmoittamiseen Huhtamäessa. Kanavan  kautta työntekijät, asiakkaat, toimittajat ja muut yhteistyökumppanit ja sidosryhmät voivat ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista; kaikesta, mikä ei ole Huhtamäen arvojen, toimintaohjeen, muiden Huhtamäen politiikkojen tai soveltuvien lakien tai säännösten mukaista.
  • Ilmoituskanavan kautta voi tehdä raportin epäillystä rikkomuksesta joko nimellä tai anonyymisti, mikäli soveltuvat lait ja säännökset sen sallivat. Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanavan kautta voi tehdä ilmoituksen osoitteessa: https://report.whistleb.com/Huhtamaki.  
  • Ilmoituskanavan kautta saatuja henkilötietoja käsitellään epäillyiden rikkomusten tutkimiseen ja selvittämiseen. Henkilötietoja käsitellään, koska (i) henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Huhtamäen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja (ii) toteuttaksemme oikeutettuja etujamme.

Keräämämme henkilötietoryhmät

 
  • Ilmoituskanavaan liittyvien tietojen kerääminen on minimoitu ja se  sisältää tietoja, kuten
    • Yhteystiedot
    • Ilmoituksen päivämäärä ja raportointikategoria ilmoituskanavassa
    • Kuvaus epäillystä väärinkäytöksestä tai rikkomuksesta
    • Tutkinnan aikana tehdyt toimenpiteet
    • Tutkinnan tulos ja mahdolliset kurinpidolliset- ja korjaavat toimenpiteet

Mistä keräämme henkilötietoja?

 
  • Keräämme tietoja henkilöltä, joka ilmoittaa epäillystä väärinkäytöksestä ilmoituskanavaa käyttämällä tai muulla tavalla sekä tutkintaan osallistuvilta (sisäisiltä ja/tai ulkopuolisilta) henkilöiltä.
  • Voimme kerätä tietoja soveltuvin osin myös Huhtamäen sisäisistä järjestelmistä.

Säilytysaika

 
  • Säilytämme ilmoituskanavaan liittyviä henkilötietoja niin kauan kuin tiedot ovat tarpeellisia Huhtamäen tarpeiden toteuttamiseksi tai Huhtamäkeä koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

 
  • Kaikki tehdyt ilmoitukset toimitetaan konsernin Compliance-yksikölle, joka vastaa Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanavasta ja tukee liiketoimintasegmenttejä ja/tai yksiköitä ilmoitettujen väärinkäytösten tutkinnassa.
  • Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja, WhistleB, Whistleblowing Centre AB. Huhtamäki on varmistanut sopimuksella, että WhistleB tietojen käsittelijänä käsittelee ilmoituskanavan kautta ilmoitettuja henkilötietoja sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti. Huhtamaki voi käyttää myös muita palveluntarjoajia (kuten asianajotoimistoja, käännöstoimistoja, ulkopuolisia tutkijoita) tutkinnan suorittamisessa ja/tai siinä auttamisessa.
  • Tietoja voidaan myös siirtää ulkopuolisille tahoille, kuten viranomaisille sovellettavan laisäädännön mukaisesti ja jos väärinkäytöksen tutkinta sitä edellyttää.

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

 
  • Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.
    • Huhtamäki-konserniin kuuluvien yhtiöiden toimipaikat (myös EU:n/ETA:n ulkopuolella) löytyvät Huhtamäen verkkosivustolta osoitteesta https://www.huhtamaki.com/yhteystietomme.
    • Osa Huhtamäen palveluntarjoajista voi sijaita myös EU:n/ETA:n ulkopuolella.
    • Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti. Saat lisätietoa näistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Teemmekö profilointia?

 
  • Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Onko minun annettava nämä tiedot?

 
  • Tietojen antaminen ja mahdollisista väärinkäytöksistä ilmoittaminen Huhtamaki Speak Up -ilmoituskanavan kautta on vapaaehtoista.

 

4.    Tietoturvatoimet

Paperimuodossa oleva materiaali

Mahdollisia paperimuodossa olevia materiaaleja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin myönnetään pääsy vain sellaisille henkilöille, joilla on perusteltu tarve saada pääsy tietoihin.

 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Huhtamäen IT-järjestelmiä suojataan luvattomalta käytöltä useilla tietosuojatoiminnoilla, kuten teknisillä toimenpiteillä, joiden tarkoitus on henkilötietoja uhkaavien tietoturvarikkomusten ehkäisy ja havaitseminen. Huhtamäki käyttää tavanomaisia pääsyrajoituksia, kuten henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ja salasanoja tietojärjestelmiinsä liittyen. Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada pääsy tietoihin. Mikäli tietojen käsittelyä ulkoistetaan, Huhtamäki huolehtii tietoturvasta soveltamalla ulkoistamissopimuksissa asianmukaisia salassapitolausekkeita ja muita ehtoja.

5.    Mitkä ovat oikeutesi?

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia maksutta milloin tahansa. Voit käyttää oikeuttasi ottamalla yhteyttä Huhtamäkeen tämän tietosuojaselosteen osiossa 6 annettujen ohjeiden mukaisesti.

Muut oikeudet

Sinulla on myös muita oikeuksia, kuten:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin – sinulla on oikeus saada tietoa käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä kopio kyseisistä tiedoista.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen – sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjattua.
  • Oikeus tietojen poistamiseen – sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietosi, mikäli tietojen käsittelyn jatkaminen ei ole perusteltua.
  • Oikeus peruuttaa suostumus (kun käsittely perustuu suostumukseen) – jotta suostumus on pätevä, sen on oltava peruttavissa, ja sinulla on oikeus perua kyseinen suostumus milloin tahansa.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – tietyissä tilanteissa voit pyytää tietojesi siirtämistä itsellesi tai toiselle yhtiölle yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä – sinulla on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jolloin käsittely päättyy. Sinulla on oikeus erityisen tilanteesi perusteella vastustaa käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Kun tietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksiin, sinulla on aina oikeus vastustaa kyseistä käsittelyä, mukaan lukien profilointia.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on joissain tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin. Tällöin meidän on pidättäydyttävä käyttämästä tietoja niin kauan kuin oikeutta sovelletaan. Tätä oikeutta voidaan käyttää esimerkiksi, jos kiistät käsittelyn lainmukaisuuden tai tietojen paikkansapitävyyden, ja tarkistamme tietojen virheettömyyttä.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle – sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle paikallisten lakien ja määräysten mukaisesti.
     

6. Miten voit ottaa meihin yhteyttä ja käyttää oikeuksiasi?

Voit ottaa meihin yhteyttä kaikissa kysymyksissä, jotka koskevat henkilötietojesi suojaa käsittelytoimiemme yhteydessä. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen osiosta 2.

Voit käyttää oikeuksiasi maksutta ottamalla yhteyttä meihin. Vastaamme pyyntöösi yhden (1) kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta, ellei ole perusteltua syytä jatkaa aikaa kahdella (2) kuukaudella. Jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden takia, ilmoitamme siitä sinulle kirjallisesti yllä mainitun ajan kuluessa ja kerromme, miksi emme pysty toteuttamaan pyyntöäsi. Jos olet eri mieltä päätöksestämme, voit aina tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.

 

7. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Huhtamäki voi ajoittain muokata tätä tietosuojaselostetta. Pyrimme ilmoittamaan sinulle mahdollisista tähän tietosuojaselosteeseen tehtävistä merkittävistä muutoksista. Suosittelemme kuitenkin vierailemaan verkkosivustollamme säännöllisesti ja tarkistamaan mahdolliset selosteeseen tehdyt päivitykset.


Viimeksi päivitetty 21.12.2020