Sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus
Päivitetty: 27.2.2024
Tuloksellinen liiketoiminta edellyttää konsernin toimintojen, prosessien ja käytäntöjen jatkuvaa kehittämistä ja valvontaa. Sisäinen valvonta on olennainen osa konsernin hallinto- ja johtamisjärjestelmää. Yhtiö on määritellyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet. Hallitukselle ja toimitusjohtajalle kuuluu vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä. Tarkastusvaliokunta seuraa sisäisen valvonnan tehokkuutta ja tulokselli suutta sekä taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta.
Sisäinen valvonta on prosessi, jonka tavoitteena on kohtuudella varmistua konsernin strategisten ja taloudellisten tavoitteiden toteu tumisesta. Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu konsernin toimivalle johdolle. Sisäisen valvonnan toimeenpanoon osallistuu konsernin koko toimintaorganisaatio. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistua konsernin taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta, toimintojen tehokkuudesta ja tuloksellisuudesta sekä lainsäädännön ja muiden säännösten noudattamisesta.
Taloudellisen raportoinnin valvontajärjestelmien avulla varmennetaan, että konsernin taloudellinen raportointi toteutetaan luotettavalla tavalla ja pyritään varmistumaan siitä, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit ja muu markkinoille annettu informaatio antavat oikeat ja riittävät tiedot konsernin taloudellisesta tilasta. Operatiivisten toimintojen valvonnan tavoitteena on varmistua konsernin toimintojen tehokkuudesta ja tuloksellisuudesta sekä strategisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta.
Lainsäädäntöön ja muihin säännöksiin kohdistuvan valvonnan tarkoi tuksena on varmistua, että konsernissa noudatetaan sovellettavaksi tulevaa lainsäädäntöä ja muita säännöksiä.
Konsernin kaikki toiminta perustuu Huhtamäen arvoihin – Välitä, Uskalla, Tee valmiiksi – jotka määrittävät kulttuurin ytimen ja toimintatavat sekä tarjoavat viitekehyksen toimintamalleille, jotka on kirjattu Huhtamäen Toimintaohjeisiin (Code of Conduct), politiikkoihin ja ohjeis tuksiin. Vastuun- ja työnjaon asianmukainen määrittely mahdollistaa tehokkaasti toimivan päätöksentekojärjestelmän.
Konsernipolitiikkoja, standardeja ja toimintaohjeita noudatetaan kaikissa liiketoimintasegmenteissä ja -yksiköissä. Konsernissa sovellettavat politiikat, standardit ja toimintaohjeet koskevat esimerkiksi taloudellisia, henkilöstöön, yritysvastuuseen, ympäristöön, lainsäädän töön ja vaatimustenmukaisuuteen ja riskienhallintaan liittyviä seikkoja. Konsernipolitiikkojen lisäksi liiketoimintasegmenteissä ja -yksiköissä on tarkempaa ohjeistusta sisältäviä paikallisia politiikkoja.
Konsernin taloudellista johtamista ja toimintojen valvontaa tukevat ja koordinoivat konsernin taloushallinto ja liiketoimintasegmenttien ja -yksiköiden controller-verkosto. Konsernin taloudellisessa raportointiprosessissa noudatetaan konsernin taloudellista raportointia koskevia toimintaohjeita ja standardeja. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin taloushallintoon, joka ylläpitää taloudellista raportointia koskevia toimintaohjeita ja standardeja sekä huolehtii niihin liittyvästä sisäisestä tiedottamisesta. Konsernin taloushallinto myös valvoo näiden ohjeiden ja standardien noudattamista. Raportointi- ja budjetointiprosessien valvonta perustuu konsernin raportointiperiaatteisiin, joiden määrittämisestä ja keskitetystä ylläpidosta vastaa konsernin taloushallinto. Periaatteita sovelletaan yhdenmukaisesti koko konsernissa ja käytössä on yhdenmukainen konserniraportointijärjestelmä.
Liiketoiminnan strategia sekä siihen liittyvät tavoitteet ja tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet on määritelty konserninlaajuisesti. Vuositavoitteet ja niiden saavuttamisen seuraamiseksi tarpeelliset tunnusluvut on asetettu, hyväksytty ja tiedotettu vuosittaisen suunnitteluprosessin yhteydessä. Tavoitteiden saavuttamista seurataan kuukausittain ja neljännesvuosittain liiketoimintasegmenttien ja -yksiköiden linjaorganisaation seurantaprosessin yhteydessä.
Tavoitteiden saavuttamisen seuraamiseksi määriteltyjä tunnuslukuja seurataan jatkuvasti. Valvonnan tavoitteena on tunnistaa riskitekijät sekä suunnitella riskejä ehkäiseviä ja havainnoivia kontrolleja. Liiketoimintasegmenttien ja -yksiköiden johto ryhtyy tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin sekä valvoo niiden toteuttamista. Korjaavien toimenpiteiden tulee noudattaa konsernin politiikkoja ja standardeja. Laadunvarmistukseen liittyviä sekä turvallisuuteen ja ympäristöön vaikuttavia prosesseja ja toimintatapoja tarkastetaan sekä sisäisesti että ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta.
Konsernin kaikissa liiketoimintasegmenteissä noudatetaan World Class Operations -ohjelmaa, jonka tarkoituksena on tunnistaa ja toimeenpanna toimintojen parantamiseen tähtääviä projekteja.
Konsernissa on laadittu politiikkoja, jotka koskevat esimerkiksi tytäryhtiöiden hallinnointia, kilpailuoikeudellisten säännösten noudattamista, henkilötietojen suojaa, sopimushallintoa, riitojen ratkaisua ja sisäpiiriasioita. Konsernipolitiikkojen noudattamista edistetään tiedottamalla niiden sisällöstä ja järjestämällä koulutuksia. Konsernilla on compliance-toiminto (vaatimustenmukaisuustoiminto). Konsernin sisäisen tarkastuksen toiminto valvoo politiikkojen noudattamista.
Sisäisen tarkastuksen yleiskuvaus
Sisäisellä tarkastuksella tehostetaan yhtiön hallitukselle kuuluvan valvontavelvollisuuden hoitamista. Sisäisen tarkastuksen tavoitteena on osaltaan varmistaa, että konsernin toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio ajantasaista ja luotettavaa, ja että asetettuja politiikkoja ja toimintatapoja noudatetaan.
Konsernilla on sisäisen tarkastuksen toiminto ja tarkastustoiminnan kenttätyötä on vuonna 2022 hoidettu yhteistyössä Deloitte Oy:n kanssa. Sisäisessä tarkastuksessa noudatetaan Institute of Internal Auditors -järjestön eettisiä sääntöjä ja muita ohjeistuksia. Sisäisiä tarkastuksia on suoritettu vuoden 2022 aikana kuukausittain sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman mukaisesti ennalta määritellyissä konsernitoiminnoissa sekä liiketoimintasegmentti- että liiketoimintayksikkötasolla.
Konsernin sisäisen tarkastuksen toiminto arvioi riippumattomasti ja systemaattisesti konsernin johtamis- ja hallinnointijärjestelmien sekä liiketoimintaprosessien ja riskienhallinnan toimivuutta, tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen toiminto antaa tarkastusraporteissaan suosituksia edellä mainittujen järjestelmien ja prosessien kehittämiseksi. Tämän tarkoituksena on varmistaa konsernin asettamien strategisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen.
Tarkastusvaliokunta vahvistaa sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman, johon valitaan tarkastuskohteita konsernin strategisten tavoitteiden, arvioitujen riskien sekä hallituksen ja konsernin toimivan johdon määrittelemien painopistealueiden sekä rotaatioperiaatteen mukaisesti. Sisäisen tarkastuksen toiminto raportoi tarkastusvaliokunnalle. Lisäksi tarkastuksen tuloksista informoidaan toimitusjohtajaa, talousjohtajaa, hallinto- ja lakiasiainjohtajaa, compliance-toiminnosta vastaavaa henkilöä, muita konsernitoimintojen edustajia tarpeen mukaan sekä kunkin tarkastettavan liiketoimintasegmentin ja -yksikön johtoa. Sisäisen tarkastuksen antamien suositusten aiheuttamien toimenpiteiden toteutumista seurataan segmenttijohdon ja sisäisen tarkastuksen toimesta. Seurannan tulokset raportoidaan tarkastusvaliokunnalle.
Ennen sisäisen tarkastuksen kohteessa tehtävää kenttätyötä sisäinen tarkastus kerää esiaineistoa ja paneutuu tarkastuskohdetta koskeviin tietoihin ja materiaaleihin. Kenttätyön yhteydessä kirjataan lisää tarkastuskohdetta koskevia havaintoja. Sisäisen tarkastuksen raportit sisältävät keskeiset havainnot, johtopäätökset ja suositukset kontrollien kehittämiseksi. Tarkastuskohteen johto laatii toimenpidesuunnitelman havaittujen riskien hallinnoimiseksi ja kehittääkseen kontrolleja tarkastuksessa havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Linjajohto ja konsernin sisäisestä tarkastuksesta vastaava henkilö seuraavat säännöllisesti toimenpidesuunnitelman täytäntöönpanoa.